Ильина Вероника Викторовна - Ведущий специалист-эксперт

Должностная инструкция

должности муниципальной службы ведущего специалиста-эксперта отдела    производственного обеспечения администрации города Чебоксары

 1. Общие положения

 1.1. Ведущий специалист-эксперт отдела производственного обеспечения управления финансово-производственного обеспечения и информатизации администрации города Чебоксары (далее – ведущий специалист-эксперт) замещает младшую должность муниципальной службы согласно Реестру должностей муниципальной службы в Чувашской Республике.

1.2. Ведущий специалист-эксперт подчиняется непосредственно начальнику отдела делопроизводства.

1.3. Ведущий специалист-эксперт назначается и освобождается от должности главой администрации города Чебоксары по представлению начальника отдела делопроизводства, согласованного с заместителем главы - руководителем аппарата администрации города Чебоксары и начальником организационно-контрольного управления.

1.4. В период временного отсутствия ведущего специалиста-эксперта его обязанности распределяются между специалистами отдела.

1.5. Ведущий специалист-эксперт в своей деятельности руководствуется Конституциями Российской Федерации и Чувашской Республики, законодательными актами Российской Федерации и Чувашской Республики, нормативными актами Президента Российской Федерации и Главы Чувашской Республики, Уставом муниципального образования города Чебоксары – столицы Чувашской Республики, решениями Чебоксарского городского Собрания депутатов, Регламентом администрации города, постановлениями и распоряжениями администрации города Чебоксары, Положением организационно-контрольного управления и отдела делопроизводства, настоящей должностной инструкцией.

 

2. Должностные обязанности

 

2.1. Организация и ведение архивного дела в администрации города.

2.2. Обеспечение в соответствии с установленным порядком приема, регистрации, систематизации, хранения и использования документов.

2.3. Формирование сводной номенклатуры дел администрации города.

2.4. Комплектование архива документами, в соответствии с номенклатурой дел.

2.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Чувашской Республики на государственное хранение с соблюдением требований архивного законодательства Российской Федерации и Чувашской Республики.

2.6. Осуществление методического руководства и практической помощи в формировании и оформлении дел в структурных подразделениях администрации.

2.7. Проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, обеспечение и организация работы центральной экспертной комиссии администрации города Чебоксары

2.8. Исполнение запросов организаций и заявлений граждан по выдаче копий документов и архивных справок.

2.9. Своевременное и качественное выполнение машинописных и копировально-множительных работ, сканирование и обработка информации для структурных подразделений.

2.10. Обеспечение сохранности принятой в работу документации и защиты информации, составляющей государственную и служебную тайну.

2.11. Контролирует оформление, прохождение и исполнение документов в установленные сроки.

2.12. Реализует технологию внутреннего безбумажного документооборота.

2.13. Формирует и печатает сопроводительные материалы: копии и фрагменты контрольно-регистрационных карт, сопроводительные письма к документам, напоминания об истечении сроков исполнения поручений и др.

2.14. Обеспечивает единый подход к управлению документами системы менеджмента качества.

2.15. Формирует и печатает отчетно-аналитические сводные данные, необходимые для анализа и контроля состояния исполнительской дисциплины.

2.16. Обеспечивает правильное оформление, хранение и своевременную передачу дел в архив администрации города Чебоксары.

2.17. Соблюдает ограничения, не нарушает запреты, которые установлены Федеральным законом о муниципальной службе и другими федеральными законами.

2.18. Сообщает представителю нанимателя (работодателю) о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, принимать меры по предотвращению такого конфликта.

2.19. Уведомляет представителя нанимателя (работодателя), органы прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений.

2.20. Своевременно принимает меры по устранению причин коррупции в своих структурных подразделениях.

2.21. Соблюдает Кодекс этики и служебного поведения муниципальных служащих исполнительно-распорядительного органа города Чебоксары – администрации города Чебоксары и служебный распорядок.

 

3. Должностные полномочия

 

Ведущий специалист-эксперт имеет право:

3.1. Проверять и изучать работу структурных подразделений администрации города Чебоксары по вопросам своей компетенции.

3.2. Возвращать исполнителям документы, не соответствующие требованиям инструкции по делопроизводству.

3.3. Вносить предложения о привлечении к ответственности лиц, виновных в нарушении установленного порядка рассмотрения документов.

3.4. Участвовать в совещаниях и семинарах, проводимых в администрации, по совершенствованию системы документационного обеспечения.

 

4. Ответственность

 

Ведущий специалист-эксперт несет ответственность за:

4.1. Нарушение требований, установленных законодательством о муниципальной службе.

4.2. Не выполнение обязанностей и функций, предусмотренных настоящей должностной инструкцией;

4.3. Не обеспечение установленного порядка работы с документами в администрации города.

4.4. Не выполнение указаний и поручений руководства.

4.5. Нарушение правил служебного распорядка администрации города, превышение должностных полномочий.

4.6. Несоблюдение норм и требований Кодекса этики и служебного поведения муниципальных служащих исполнительно-распорядительных органов местного самоуправления города Чебоксары.

4.7. Несоблюдение ограничений, нарушение запретов, невыполнение обязательств и требований к служебному поведению, которые установлены законодательством о муниципальной службе и другими федеральными законами.

4.8. Несвоевременное сообщение представителю нанимателя (работодателю) о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов.

4.9. Правонарушения, совершенные в процессе осуществления служебной деятельности в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.10. Непринятие мер по устранению причин коррупции в отделе.

 

5. Служебные взаимоотношения

 

Ведущий специалист-эксперт взаимодействует с:

5.1. Структурными подразделениями администрации города - по вопросам деятельности отдела.

5.2. Администрациями районов города - по вопросам оперативного прохождения документов.

5.3. Чебоксарским городским Собранием депутатов.

5.4. Органами исполнительной власти Чувашской Республики.

5.5. Юридическими и физическими лицами, общественными объединениями города Чебоксары и иными учреждениями по вопросам, входящим в его компетенцию.

 

6. Квалификационные требования

 

К должности муниципальной службы ведущего-специалиста эксперта устанавливаются следующие квалификационные требования:

6.1. К уровню профессионального образования: профессиональное образование.

6.2. К стажу муниципальной службы или стажу работы по специальности, требования не предъявляются.

6.3. Профессиональные требования, предъявляемые к знаниям:

Государственного языка Российской Федерации (русского языка);

основ Конституции Российской Федерации и Чувашской Республики;

Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»;

Закона Чувашской Республики от 05.10.2007 № 62 «О муниципальной службе в Чувашской Республике»;

Федерального закона «О противодействии коррупции» от 25.12.2008 №273-ФЗ.

6.4. Профессиональные требования, предоставляемые к умениям:

решения поставленных руководством задач;

эффективного планирования работы и рабочего времени;

работы с современной оргтехникой, программными продуктами и в сети Интернет;

практического применения нормативных правовых актов;

проведения анализа и обобщения информации;

решения задач, требующих наличия аналитического мышления;

работы в условиях ограниченного времени исполнения поставленной задачи;

систематического повышения своей квалификации;

систематизации информации, работы со служебными документами, разработки проектов правовых актов и организационно-распорядительных документов, деловых писем;

управления электронной почтой;

работы в текстовом редакторе;

работы с электронными таблицами.